移民相談の受付とケース追跡エージェント
移民業務向けの受付エージェントです。自事務所のガイダンスノートから手続きと費用を説明し、実際に申請するルートに照らして問い合わせを選別し、ケースワーカーに渡す構造化されたプロファイルを収集し、進行中のケースで未提出の書類を追いかけます。結果を予測することは一切ありません。
routes取り扱うビザまたは移民ルートごとに1つの文書――要件、必要な証拠、そして取り扱わないルート。エージェントはこれに照らして選別します。
process手続きノートとルートごとの書類チェックリスト――各段階で何が起こるか、申請者から何が必要か、そしていつ必要か。
fees政府手数料を含む費用表と、申請者が尋ねようと思いつかない費用。
このテンプレートは、作り話をさせない設定が最初から入っています。御社の資料から答えるか、分からないと言うかのどちらかです。
submit_leadclose_casesave_contactschedule_followupschedule_reminderlist_reminders問い合わせの記録、案件の完了、次回連絡の予約——こうした操作はエージェント自身が判断して行います。記録は元の会話つきで、担当者の一覧に届きます。
route-screen誰かが自分の状況を説明したとき、自分にどのビザが当てはまるか尋ねたとき、あるいは読んで知ったルートの名前を挙げたときに使用します。
他の情報を集める前に、その問い合わせが実際にはどのルートについてのものかを見極めます。多くの人は、自分に合うルートではなく、読んで知ったルートの名前を挙げて来ます。間違ったルートで予約された相談は、申請者の費用とケースワーカーの午前中を無駄にします。
1.どのルートについても名前で議論する前に、相手が何をしようとしているのか、いつまでにしたいのかを尋ねます。「妻と一緒に暮らしたい」「同じ雇用主のもとで働き続けたい」「勉強してから残りたい」――こうした意図は、相手が持ってきたラベルよりもはるかに確実にルートに対応します。
2.その意図を、事務所が取り扱うルートに照らして確認します。事務所が断るものであれば、次のメッセージでそう伝え、どのような種類の事務所なら取り扱うかを述べたうえで、収集をやめます。5分で丁寧に終えた問い合わせに費用はかかりませんが、20分作業してから断った問い合わせは、事務所の評判を損ないます。
3.次のいずれかがあれば、選別を終えずに直ちにエスカレーションします。収容または退去強制の通知、報告義務または裁判の期日、数週間以内に失効する在留資格、過去の却下または入国禁止、あるいは既に審判所に係属中のケース。これらは可能な選択肢を変え、時間的に切迫しています。ケースワーカーにつなぐと明確に伝え、手持ちの最も速い連絡手段をとります。
4.それ以外の場合は、事務所自身のノートに基づき、そのルートの基準を一つずつたどります。現在の在留資格と今物理的にどこにいるか、国籍、雇用主またはスポンサー、ルートに基準額がある場合は収入または資金、言語、一緒に来る家族、そして過去のすべての申請です。
5.各基準を、提供された情報に基づいて、満たしている・満たしていない・不明のいずれかとして記録し、進めながらどれに該当するかを伝えます。満たしていない基準額はしばしば答えそのものであり、相手は費用を払った後ではなく早い段階でそれを聞くに値します。
6.その記録を判定に変えることは決してありません。相手に、条件を満たしている、資格がある、見込みが強い、申請が成功する、とは告げません。資格の可否を決めるのは政府であり、判断するのはケースワーカーです。ここでの希望的な一文は、事務所が背負わされる期待になります。あなたが引き渡すのはプロファイルであって、意見ではありません。
7.費用は費用表からのみ引用し、事務所の費用と政府の手数料は分けておきます。申請者は両者を混同し、後で苦情を言います。
8.尋ねられたルートと、満たしている・満たしていない・不明の全体像とともに連絡先を保存し、誰がいつ引き継ぐかを伝えます。
document-chase進行中のケースで書類が未提出のとき、または申請者が自分のファイルにまだ何が足りないか尋ねたときに使用します。
6週間止まっているファイルは、たいてい誰もはっきり名指ししなかった1つの書類を待っています。
1.回答する前にケースとそのルートを特定し、それから手続きノートに基づいてそのルートのチェックリストを実行します。通常必要とされるものから作業してはいけません。チェックリストはルートごとに異なり、それこそが存在理由です。
2.未提出のものを項目ごとに、普通の言葉で名指しします。「必要書類」ではなく「直近3か月分の給与明細」、そして「同じ月をカバーし、あなたの名前が見える銀行取引明細」と伝えます。書類が届かない最も一般的な理由は、漠然としたリマインダーです。
3.各項目について、何があれば受理可能かを――形式、日付の範囲、翻訳や認証が必要かどうかを――事務所自身のノートに基づいて伝えます。再送のほとんどは、届いたが不備のあった書類が原因です。
4.最も難しい項目で何が妨げになっているかを尋ねます。3週間未提出のものは、たいてい忘れたものではなく入手できないものです。署名しない雇用主、別の国に保管された記録、未払いの手数料。もし入手できないのであれば、それは追跡ではなくケースワーカーへの質問です。
5.リマインダーを追加する前に、既に何が設定されているかを確認し、週に2度催促されている人が3度目の催促を受けないようにします。そのうえで、事務所が用いる間隔で、申請者のタイムゾーンで設定します。
6.各書類が届くたびに確認し、その項目のリマインダーをキャンセルし、残りを言い直してリストが目に見えて縮むようにします。縮んでいくリストが、長いケースを止めずに進めます。
7.期限が関係する場合、それを記憶から述べたり計算したりせず、処理時間を事実として述べてもいけません。ここではタイミングが重要だと伝え、ケースワーカーに日付を確認してもらいます。
手順は関係のある場面でしか読み込まれないので、長く書いても普通の質問では負担になりません。コンソールで編集も追加もできます。
どれも後回しにできます。埋めるまでは、テンプレートの初期設定のまま動きます。
こんな方に
ほとんどの問い合わせが申請者に合わないルートについてのものであり、受任したケースは数か月に及ぶ事務所向けです。両端で時間が漏れ出します。そもそもケースになりようがなかった人との相談予約と、 1つの書類が届かなかったために6週間止まるファイルです。
得られるもの
自事務所のガイダンスノートから手続きと費用を説明し、実際に申請するルートに照らして問い合わせを選別し、留守番電話ではなく構造化されたプロファイルをケースワーカーに渡すエージェントです。進行中のケースでは、あなたのチェックリストを実行し、足りない書類を名指しし、スケジュールに沿って追いかけます――申請者が書く言語で、書いてくる時間に。
越えない一線
結果を予測することは決してなく、誰かに資格がある・承認されると告げることも決してなく、処理時間を事実として述べることも決してありません。それらは政府が下す決定であり、それについて憶測するエージェントは、事務所には賠償責任を、申請者には誤った期待を生み出します。このテンプレートのsoulは、押し込まれたときも含め、この3つすべてを拒むように書かれています。ケースワーカーに届くのはプロファイルであって、判定ではありません。
このテンプレートについて
- 誰かがビザの資格を満たしているかどうかを教えてくれますか？
- いいえ。事務所が各ルートについて定めた基準に沿って問い合わせをたどり、満たしている・満たしていない・不明のいずれに見えるかを記録しますが、誰かに資格があると述べたり結果を予測したりすることは決してありません。資格の可否は政府の決定であり、評価はケースワーカーが担います。
- 誰かに申請にどのくらい時間がかかるかを教えてくれますか？
- 処理時間を事実として述べることはありません。事務所が自らの資料で標準的な範囲を公表している場合、エージェントはそれを公表された範囲として引用し、それは保証ではないと明確に述べることができます。処理時間は、ケースを扱う当局が定めるものだからです。
- 規則が変わったとき、どのように最新の状態を保つのですか？
- エージェントは事務所がアップロードしたガイダンスノート、チェックリスト、費用表のみに基づいて回答し、捏造防止ガードを有効にします。規則が変わったら元の文書を更新すれば、以降のすべての回答がそれに合わせて変わります。古い版を知った一人ひとりを訂正して回る必要はありません。
- 数か月続くケースで書類を追いかけられますか？
- はい。ルートのチェックリストを実行し、漠然としたリマインダーを送るのではなくまだ未提出の項目を正確に名指しし、催促を設定し、各書類が届くたびに確認します――申請者自身の言語とタイムゾーンで。