Agentes de captación de clientes y seguimiento de asuntos
Un agente que atiende a personas en el peor momento de su año, toma los datos que su despacho realmente necesita — partes, fechas, jurisdicción, urgencia —, agenda la consulta y reclama la documentación, apoyado en las notas de práctica del despacho y no en el internet abierto.
Base de conocimiento por área de práctica
Cargue guías de encargo, tarifarios y notas de preguntas frecuentes. El agente responde desde sus documentos y se mantiene dentro de los límites que usted marque — sin asesoramiento jurídico, solo captación calificada.
Toma de datos y calificación del asunto
El agente recoge los hechos que usted defina para cada área — partes, fechas, jurisdicción, urgencia, conflictos de interés — y entrega a su equipo un resumen estructurado antes de la primera llamada.
Recordatorios que mantienen vivos los asuntos
Avisos de consulta, listas de documentos, recordatorios de plazos procesales; los seguimientos programados corren solos entre el chat web y la mensajería.
Confidencial por diseño
Las conversaciones y los archivos de cada cliente quedan aislados por espacio con control a nivel de base de datos; las conversaciones sensibles pueden cifrarse de extremo a extremo.
Dónde encaja
Conflictos civiles, divorcios y custodias, reclamaciones laborales, sucesiones: los asuntos que nadie planifica. Los clientes potenciales rara vez llegan en horario de oficina con una pregunta bien formulada. Llegan a las once de la noche con una situación encima, a menudo en el peor día que han tenido en años, y escriben a cuatro despachos a la vez. Contratan al que contesta.
El agente los atiende justo ahí: explica en lenguaje claro las áreas del despacho, hace las preguntas de calificación que usted definió y agenda la consulta, en su sitio web o en Telegram y WhatsApp si por ahí llegó la recomendación.
El día a día
- Nueva consulta en la web → el agente la califica y envía a su equipo un resumen estructurado.
- Un cliente ya contratado pregunta «¿qué documentos necesito?» → el agente responde con las listas del propio despacho.
- Se acerca un plazo de presentación → el agente recuerda al cliente que envíe lo que falta, y sigue insistiendo según el calendario que usted marque.
Cómo se ve esto
Un despacho de familia con tres socios. Una mujer inicia un chat a las 23:40 de un domingo. No está lista para dar nombres; quiere saber si tiene que irse de casa y cuánto cuesta una primera consulta. El agente responde a la pregunta de honorarios con el tarifario del despacho, explica en qué consiste una primera consulta y se niega —tal como se le indicó— a decir nada sobre sus derechos de vivienda, ofreciéndole en su lugar el primer hueco disponible. Ella lo reserva. El lunes por la mañana el resumen ya está sobre la mesa del socio: jurisdicción, fecha del matrimonio, dos hijos, una vivienda a nombre de ambos y una nota de que la clienta preguntó dos veces por la confidencialidad. El socio empieza la llamada sabiendo qué es lo que la asusta.
Un despacho de litigios civiles reclamando prueba documental. Un cliente lleva tres veces prometiendo sus extractos bancarios. El agente ejecuta la lista de documentos que el despacho fijó para este tipo de asunto: le escribe por WhatsApp según el calendario, nombra los documentos concretos que siguen pendientes y confirma la recepción de cada uno. El procurador ve una lista que se ha ido completando sola y solo interviene por el único documento que el cliente dice no poder conseguir, algo que ahora sale a la luz con once días de margen y no la víspera de la presentación.
Qué queda bajo su control
El manual lo escribe usted: de qué puede hablar el agente, qué no debe responder nunca y cuándo tiene que derivar a una persona. La línea que más importa en esta área es que el agente no da asesoramiento jurídico: recoge hechos, cita los honorarios publicados y agenda tiempo con un abogado. Está configurado para reconocer las preguntas que requieren un profesional y detenerse ahí.
Cada conversación queda registrada y es revisable, el conocimiento del agente se limita a lo que el despacho cargó, y la información sobre conflictos de interés recogida en la primera toma de datos permanece aislada en el espacio de cada cliente.
Los despachos de inmigración y de estudios en el extranjero tienen otra forma: plazos administrativos y cadenas documentales en lugar de asuntos adversariales. Vea Inmigración y Estudios en el extranjero.
Ilustrativo: retrabajo evitado al capturar recepción de forma completa y validada desde el inicio, no casos resueltos.