¿Qué son las tareas programadas?
Trabajo que un agente se compromete a hacer en un momento futuro concreto — un seguimiento que decide enviar, o un recordatorio recurrente — ejecutado a su hora por un programador en vez de esperar a que alguien hable primero.
Pídele a un modelo de lenguaje que te recuerde algo el martes que viene y accederá, con mucho gusto, y después no hará nada. No porque sea poco fiable, sino porque no existe entre tus mensajes. Un modelo se ejecuta cuando se le llama y se detiene cuando responde.
Para el chat de consumo eso da igual. Para un negocio donde los expedientes duran meses, ese es el problema entero.
Ir por turnos es lo normal, y es la limitación
Un agente que va por turnos solo actúa porque alguien le habló. Todo lo útil que debería pasar en el hueco —el documento que nunca llegó, la oferta que vence el viernes, el cliente que lleva callado desde marzo— depende de que una persona se acuerde.
El primer intento habitual de arreglarlo es un latido: despertar al agente cada cierto tiempo fijo y dejarle mirar si hay algo que hacer. Funciona, pero se paga cada latido haya trabajo o no, y «más o menos cada quince minutos» no es lo mismo que «a las nueve de la mañana del día en que vence su certificado de antecedentes».
Qué pasa aquí en su lugar
El agente programa una instrucción concreta para un momento concreto. Ese compromiso es una fila en la base de datos —no algo guardado en memoria, ni en una sesión, ni en un proceso en marcha— así que sobrevive a reinicios y despliegues, y un programador lo ejecuta a la hora fijada.
Una tarea lleva consigo lo que necesita para ser correcta, y no solo puntual:
- Cuándo, como hora exacta, o como expresión cron si es recurrente, con fecha de fin
- Una zona horaria, para que las nueve de la mañana sean las nueve donde está el cliente
- La instrucción, cifrada en reposo, que describe qué hacer cuando se dispare
- El canal por el que debe salir —web, Telegram o WhatsApp— porque el seguimiento debería llegar donde ya vive la conversación
- Reintentos, porque el momento importa y un fallo transitorio no debería comérselo en silencio
Existen dos clases. Los seguimientos los crea el propio agente como consecuencia de la conversación («reclamar los extractos bancarios si no han llegado para el día 14»). Los recordatorios se piden directamente.
Por qué esto es una función comercial y no una comodidad
El trabajo que da dinero en un negocio de relación está casi todo en los huecos. Nadie pierde un expediente durante la consulta; lo pierde en las seis semanas siguientes, cuando un documento no llegó y nadie se dio cuenta.
Un agente que solo sabe responder es un agente que ayuda con la mitad fácil. Uno que puede comprometerse con un momento a meses vista —y estar ahí— está haciendo la parte que tu equipo hoy hace mal, no por descuido, sino porque acordarse de cuarenta hilos abiertos no es algo que las personas hagan bien.
Qué hace el agente cuando despierta
Un seguimiento no es un mensaje enlatado. Cuando la tarea se dispara, el agente se ejecuta con todo lo que tiene normalmente: el espacio del cliente y lo que recuerda de él, la base de conocimiento y sus Skills. Así que «reclamar los documentos pendientes» puede comprobar cuáles llegaron de verdad y mencionar solo los que faltan.
Se entrega por el canal que usa ese cliente —web, Telegram o WhatsApp— porque un seguimiento que aterriza donde no lo lee equivale a no hacer seguimiento.
Esta es también la línea más clara entre un agente y un chatbot. La implicación de un chatbot termina cuando se cierra la pestaña. Pregunta qué pasa a la mañana siguiente: si la respuesta es «nada», los huecos siguen siendo tuyos.